Plazo de conservación de documentos: ¿cuándo se pueden destruir?

¿Cuál es el plazo de conservación de documentos en una empresa? ¿Cuándo se pueden destruir de forma segura? Pues bien, debes saber que no existe un único plazo para toda la documentación. 

En España, el plazo de conservación de documentos depende del tipo de documento, de la normativa aplicable y de si existe alguna circunstancia que obligue a conservarlo durante más tiempo.

Como referencia general, encontramos tres plazos especialmente relevantes: 6 años para determinada documentación mercantil, 4 años para muchas obligaciones tributarias y 10 años en determinados supuestos fiscales y de prevención del blanqueo de capitales. Por eso, antes de vaciar un archivo o contratar una destrucción documental, es importante revisar qué documentación puede eliminarse y cuál debe seguir conservándose.

A continuación, desde DCD, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el plazo de conservación de documentos: 

Tabla de plazos de conservación documental

Como hemos visto, el plazo de conservación de documentos varía en función de su naturaleza y de la normativa que resulte aplicable. Para facilitar su consulta, a continuación, desde DCD, recogemos algunos de los principales tipos de documentación empresarial y el plazo orientativo durante el que deben conservarse, junto con la referencia legal correspondiente:

Tipo de documentación	Plazo orientativo	Referencia
Libros, documentación y justificantes empresariales	6 años	Art. 30 Código de Comercio
Documentación con trascendencia tributaria	4 años, con carácter general	Art. 66 Ley General Tributaria
Bases imponibles negativas	10 años	Art. 26.5 Ley del Impuesto sobre Sociedades
Prevención del blanqueo de capitales	10 años	Art. 25 Ley 10/2010
Registros de jornada	4 años	Art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores
Determinada documentación laboral y de Seguridad Social	4 años	Art. 21 LISOS
Videovigilancia	Máximo 1 mes, con excepciones	Art. 22.3 LOPDGDD

Importante: estos plazos son una referencia y no deben aplicarse de forma automática a cualquier documento. Algunas operaciones, activos o procedimientos tienen reglas específicas de conservación.

Plazo de conservación de documentos

Una vez revisado el plazo de conservación de documentos, es importante conocer qué implica cada uno de ellos y en qué situaciones se aplica:

1. Seis años: la referencia mercantil

En primer lugar, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar durante seis años, desde el último asiento realizado en los libros, los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio, debidamente ordenados.

Esta obligación afecta a buena parte de la documentación que genera una empresa, como:

• Libros contables.
• Facturas y justificantes.
• Documentación que sirve de soporte a la contabilidad.
• Correspondencia relevante para la actividad.
• Otros documentos relacionados con las operaciones empresariales.

Por eso, aunque determinados documentos puedan tener un plazo fiscal inferior, los seis años constituyen una referencia fundamental en la gestión del archivo empresarial.

2. Cuatro años: documentación tributaria

En segundo lugar, la Ley General Tributaria establece con carácter general un plazo de cuatro años de prescripción para determinados derechos de la Administración tributaria. Este plazo afecta, entre otros, al derecho de la Administración a determinar determinadas deudas tributarias y a exigir su pago.

Sin embargo, hay que tener cuidado con aplicar la regla de los cuatro años de manera automática. El momento en que empieza a contar el plazo depende de la obligación concreta y determinadas actuaciones pueden interrumpir la prescripción.

Además, existen documentos fiscales sometidos a reglas específicas. Así, la Ley del IVA establece obligaciones específicas para conservar facturas, justificantes contables y otros documentos relacionados con las operaciones sujetas al impuesto.

Por otro lado, especial atención requieren las facturas relacionadas con bienes de inversión, ya que pueden existir periodos de regularización que hagan necesario conservar la documentación durante más tiempo.

3. Diez años: casos que requieren especial atención

Por último, algunos documentos deben conservarse durante periodos superiores.

Entre ellos están las bases imponibles negativas compensadas o pendientes de compensación, donde la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece un plazo de 10 años, de manera que la documentación que permita acreditar estas bases no debería eliminarse aplicando simplemente el plazo fiscal general de cuatro años.

Por otro lado, es necesario prestar especial atención también a las empresas y profesionales sujetos a la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales, debiendo conservar durante 10 años determinada documentación relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones.

Este supuesto afecta especialmente a los sectores considerados sujetos obligados por la normativa.

Plazo de conservación de documentos administrativos y laborales

En cuanto a los documentos administrativos y laborales, no existe un único plazo de conservación de documentos, sino que el periodo depende del contenido del expediente y de la normativa que resulte aplicable. Por eso, contratos, expedientes, comunicaciones, registros internos o documentación relacionada con procedimientos administrativos deben analizarse de manera individual.

En el ámbito laboral también existen diferentes obligaciones. Por ejemplo, el Estatuto de los Trabajadores establece que los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años. La documentación relacionada con afiliación, altas, bajas, cotización y determinados justificantes laborales, en cambio, está sometida igualmente a obligaciones específicas de conservación.

Protección de datos: conservar solamente durante el tiempo necesario

Además, el cumplimiento de los plazos legales no significa que una empresa pueda conservar indefinidamente cualquier información.

El RGPD establece el principio de limitación del plazo de conservación. Los datos personales deben mantenerse durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos o mientras exista una obligación legal que justifique su conservación. Cuando esa obligación desaparece, debe valorarse su eliminación.

Esto es especialmente importante cuando los archivos contienen información personal de clientes, trabajadores, proveedores, usuarios, pacientes y visitantes.

Plazo de conservación de documentos: ¿Cuándo se pueden destruir los documentos?

Entrando en detalle, la documentación puede pasar a un proceso de destrucción cuando se haya comprobado que:

• Ha finalizado el plazo de conservación aplicable.
• No existe una normativa especial que obligue a conservarla durante más tiempo.
• No existe una inspección, reclamación, procedimiento judicial o administrativo relacionado.
• No existe otra razón legítima para conservarla.
• La destrucción se realizará de forma segura, especialmente si contiene información confidencial o datos personales.

Por tanto, no es recomendable destruir documentación simplemente porque tenga más de cuatro o seis años. Antes hay que identificar el tipo de documento y comprobar si existe alguna excepción.

¿Se pueden destruir los documentos después de digitalizarlos?

Con el auge de la digitalización, es frecuente preguntarse si se pueden destruir los documentos después de digitalizarlos. Pues bien, a pesar de que esta práctica puede reducir considerablemente el volumen de archivo físico, lo cierto es que la digitalización no implica automáticamente que el original pueda destruirse.

Antes de eliminar un documento físico hay que comprobar que no existe una obligación específica de conservarlo y que la copia digital garantiza las condiciones necesarias de integridad, autenticidad, disponibilidad y acceso.

Por su parte, una política documental bien diseñada debe establecer qué documentos se digitalizan, cómo se almacenan y cuándo pueden eliminarse.

Destrucción segura de documentos: el último paso del ciclo documental

Por último, cuando un documento ha llegado al final de su periodo de conservación, todavía queda una cuestión fundamental: cómo destruirlo.

Tirar documentos confidenciales a un contenedor convencional no garantiza que la información quede protegida. Facturas, contratos, nóminas, expedientes o documentos con datos personales pueden contener información que debe quedar fuera del alcance de terceros. En este escenario, la destrucción confidencial de documentos permite eliminar esa información de forma controlada y trazable.

De esta manera, un proceso profesional debería incluir una recogida segura, un transporte controlado, una destrucción mediante procedimientos adecuados, una completa trazabilidad del proceso, y un certificado de destrucción.

De esta forma, la organización puede acreditar qué documentación ha sido destruida y cuándo se ha realizado el proceso.

En DCD ayudamos a las organizaciones a gestionar el final del ciclo de vida de su documentación mediante destrucción confidencial, trazabilidad y certificación, para que eliminar documentación deje de ser un riesgo y se convierta en un proceso controlado. ¿Necesitas más información sobre el plazo de conservación de documentos? ¡Contacta con nosotros!