El ciclo de vida de un CV. ¿Cuánto tiempo es legal guardarlo antes de destruirlo?

Cualquier directivo o responsable de Recursos Humanos conoce la escena: se abre un proceso de selección y, en cuestión de días, la bandeja de entrada se inunda y la mesa del despacho se llena de papeles impresos. Nombres, direcciones, teléfonos, fotografías y trayectorias laborales se acumulan esperando una decisión. Pero, una vez que el candidato ha sido descartado, ¿qué ocurre con toda esa información? Muchos cometen el error de pensar que pueden archivar esos currículums indefinidamente «por si acaso surge algo en el futuro». Sin embargo, la normativa de protección de datos es muy clara y estricta al respecto. Entender el ciclo de vida de un CV no es solo una cuestión de organización, es una obligación legal cuyo incumplimiento puede acarrear sanciones millonarias.

En este artículo, desglosaremos cuánto tiempo puedes guardar legalmente estos documentos y, lo más importante, cómo debes deshacerte de ellos para garantizar la seguridad de tu empresa y cumplir con el RGPD.

¿Qué es exactamente el ciclo de vida de un CV?

Cuando hablamos del ciclo de vida de un CV, nos referimos al periodo de tiempo que transcurre desde que el candidato envía sus datos a tu empresa (o tú los descargas de un portal de empleo) hasta que dicha información es eliminada de forma definitiva y segura de tus sistemas y archivos físicos.

Este ciclo tiene tres fases críticas que todo decisor empresarial debe controlar:

1. Recepción y Consentimiento: El momento en que los datos entran en tu organización. Aquí nace la responsabilidad de custodia.

2. Tratamiento y Uso: El periodo durante el cual el CV se utiliza para evaluar la candidatura.

3. Bloqueo y Destrucción: El punto final donde, al no ser necesaria la información, esta debe desaparecer.

El problema reside en que la mayoría de las empresas gestionan bien las dos primeras fases, pero fallan estrepitosamente en la tercera. Olvidan que el ciclo de vida de un CV tiene fecha de caducidad. Un currículum impreso olvidado en un cajón o en una carpeta de «varios» es una bomba de relojería en términos de cumplimiento normativo.

La normativa en España: ¿Qué dice la ley sobre retener currículums?

En España, la gestión de estos documentos se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD). A diferencia de las facturas o los libros contables, que tienen plazos de conservación fijados por la ley tributaria, los currículums operan bajo el principio de limitación del plazo de conservación.

El principio de calidad del dato

La ley establece que los datos personales solo deben conservarse «durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento». Si la finalidad era cubrir una vacante y esta ya se ha cerrado, la justificación para tener ese CV desaparece.

Además, existe el principio de exactitud. Un currículum con una antigüedad de 3 o 4 años probablemente contenga datos obsoletos (cambios de domicilio, nuevos teléfonos, experiencia desactualizada). Almacenar datos inexactos es, por sí mismo, una infracción. Por tanto, alargar artificialmente el ciclo de vida de un CV va en contra de la calidad del dato.

¿Existe un plazo máximo exacto?

Aunque la ley no especifica un número de días concreto, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la jurisprudencia suelen recomendar un plazo máximo de entre 12 y 24 meses.

Sin embargo, para guardar un CV durante este tiempo (incluso si el candidato fue descartado), debes cumplir dos requisitos:

1. Haber informado al candidato de que sus datos se guardarán para futuros procesos.

2. Tener su consentimiento explícito para esa conservación.

Si no tienes ese consentimiento o si el plazo ha expirado, la destrucción es obligatoria.

El peligro del formato físico: Cuando el papel se convierte en riesgo

Vivimos en un mundo digital, pero la realidad de las oficinas nos dice otra cosa: seguimos imprimiendo currículums. A los entrevistadores les gusta tomar notas manuscritas sobre el papel durante la entrevista, subrayar habilidades o marcar dudas.

Es aquí donde el ciclo de vida de un CV se vuelve crítico. Un archivo PDF se puede borrar con un clic (aunque requiere un borrado seguro para ser real), pero ¿qué pasa con esas copias impresas?

• El error de la papelera azul: Tirar un CV con datos personales (y notas internas de la empresa sobre el candidato) a la papelera de reciclaje convencional es una brecha de seguridad grave. Cualquiera que pase por allí, incluido el personal de limpieza o visitas externas, puede acceder a esa información.

• El archivo «zombi»: Muchas empresas acumulan carpetas A-Z con currículums de hace años en estanterías sin llave. Esto vulnera el principio de integridad y confidencialidad.

Si un inspector de la AEPD visita tu oficina y encuentra un CV de 2019 en una papelera o sobre una mesa, la sanción será difícil de evitar. La destrucción de este material no es opcional; es parte integral del proceso de selección.

Cómo cerrar el ciclo de vida de un CV de forma segura con DCD

Para cumplir con la ley y cerrar correctamente el ciclo de vida de un CV, la improvisación no es una estrategia válida. Depender de que cada empleado se acuerde de pasar los papeles por una pequeña trituradora de oficina es ineficiente y arriesgado (las trituradoras de oficina suelen atascarse y no siempre cumplen con el nivel de seguridad DIN P-4 o superior necesario para datos sensibles).

La solución profesional pasa por la destrucción confidencial certificada. En DCD, ofrecemos un sistema diseñado para que los departamentos de RR.HH. se olviden de los riesgos sin añadir carga de trabajo.

1. Contenedores seguros en la propia oficina

En lugar de papeleras abiertas, instalamos contenedores seguros de DCD en las zonas clave de tu empresa, como los despachos de RR.HH. o las zonas de impresión.

• Estos contenedores son estancos y metálicos.

• Disponen de una ranura para introducir la documentación, pero no permiten que nadie pueda sacar nada una vez depositado.

• Están cerrados bajo llave y precintados.

Cuando un proceso de selección termina, el responsable solo tiene que depositar los CVs descartados y sus notas en el contenedor. Fin del problema.

2. Trazabilidad y transporte

Nuestro personal, debidamente identificado y formado, recoge los contenedores sellados y los transporta en vehículos geolocalizados hasta nuestras instalaciones de destrucción segura. En ningún momento del trayecto los documentos son manipulados o visibles para terceros.

3. El Certificado de Destrucción: Tu garantía legal

Una vez destruidos los documentos, convirtiéndolos en partículas irrecuperables, DCD emite un Certificado de Destrucción. Este documento es vital. Es la prueba legal que cierra oficialmente el ciclo de vida de un CV. Ante una auditoría o una reclamación de un candidato, este certificado demuestra que tu empresa ha actuado con la diligencia debida y ha eliminado los datos conforme a la normativa vigente.

Buenas prácticas para gestionar currículums en tu empresa

Para evitar problemas, te recomendamos implementar el siguiente protocolo en tu organización:

• Centraliza la recepción: Evita que los candidatos envíen CVs a los correos personales de los empleados. Usa un canal único.

• Política de «Mesa Limpia»: Insta a los reclutadores a no dejar currículums impresos sobre las mesas cuando no están presentes.

• Destrucción inmediata tras el descarte: Si un candidato no encaja y no tienes consentimiento para guardar sus datos, el CV debe ir al contenedor seguro de DCD en ese mismo instante.

• Revisión anual: Establece un día al año para revisar los archivos (físicos y digitales) y purgar todos los documentos que hayan superado el plazo de conservación de 12-24 meses.

La destrucción no es el final, es parte de tu reputación

El ciclo de vida de un CV no termina cuando decides no contratar a la persona; termina cuando sus datos han sido eliminados de forma segura e irreversible.

Gestionar incorrectamente los currículums de candidatos descartados dice mucho de la cultura corporativa de una empresa. Proteger la privacidad de quienes quisieron trabajar contigo no es solo una obligación legal, es una cuestión de ética y reputación de marca empleadora (Employer Branding).

No dejes que unos papeles mal gestionados pongan en riesgo la tranquilidad de tu negocio. Asegúrate de que, cuando un documento ya no es necesario, se destruye con todas las garantías.

¿Necesitas asegurar el cumplimiento normativo en tu departamento de RR.HH.? En DCD somos expertos en cerrar el ciclo de vida de tus documentos confidenciales. Contacta con nosotros y solicita información sobre nuestros contenedores seguros y servicios de destrucción certificada. Tu tranquilidad empieza eliminando lo que ya no necesitas.