Cuando una empresa elimina documentación que contiene información confidencial, no basta con tirar los documentos a la basura o destruirlos de cualquier manera. Es necesario garantizar que la información no pueda ser recuperada ni quedar expuesta a terceros.
En este contexto, el certificado de destrucción de documentos es el documento que acredita que una determinada documentación ha sido destruida mediante un procedimiento seguro y controlado.
Para las empresas que gestionan datos personales, información financiera, documentación médica, expedientes legales, información comercial o propiedad intelectual, contar con un proceso profesional de destrucción confidencial permite reducir los riesgos asociados a la gestión de documentación que ya no necesita conservarse.
Además, disponer de un certificado de destrucción de documentos permite dejar constancia de que el proceso de destrucción se ha realizado, manteniendo una evidencia documental de la operación.
¿Qué debes saber acerca del certificado de destrucción de documentos? Desde DCD, te lo contamos:
Contenidos
- 1 ¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?
- 2 ¿Para qué sirve un certificado de destrucción de documentos?
- 3 ¿Qué información debe incluir un certificado de destrucción de documentos?
- 4 ¿Cómo es el proceso de destrucción de documentos?
- 5 ¿Cuánto tarda en emitirse el certificado de destrucción de documentos?
- 6 Certificado de destrucción de documentos: una garantía de trazabilidad
- 7 ¿Qué ventajas ofrece contratar una empresa especializada?
- 8 ¿Necesitas un certificado de destrucción de documentos para tu empresa?
¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?
Un certificado de destrucción de documentos es un documento emitido por la empresa especializada que realiza la destrucción y que acredita los principales datos relacionados con el proceso.
Su finalidad es dejar constancia de que la documentación entregada para su destrucción ha sido sometida a un procedimiento controlado y seguro.
En el caso de DCD, el certificado de destrucción recoge información relacionada con la trazabilidad del proceso, la fecha y el lugar de la destrucción, la cantidad de documentos destruidos, el tamaño de partícula resultante y el método utilizado para destruir la documentación.
Por tanto, el certificado de destrucción de documentos no debe entenderse simplemente como un justificante de recogida. Es la evidencia documental que se genera una vez finalizado el proceso de destrucción.
¿Para qué sirve un certificado de destrucción de documentos?
El certificado de destrucción de documentos cumple una función importante dentro de la gestión segura de la información de una empresa. Entre sus principales utilidades se encuentran:
- Acreditar que la documentación ha sido destruida.
- Dejar constancia de cuándo y dónde se realizó la destrucción.
- Documentar el método empleado durante el proceso.
- Facilitar la trazabilidad de la documentación.
- Disponer de una evidencia documental para los procedimientos internos de control.
- Ayudar a demostrar ante terceros cómo se ha gestionado la documentación confidencial.
La destrucción de datos personales forma parte de las operaciones que pueden realizarse sobre este tipo de información. La Agencia Española de Protección de Datos incluye expresamente la destrucción dentro de las operaciones de tratamiento de datos personales.
Además, una destrucción inadecuada puede contribuir a que información personal o confidencial quede expuesta. La AEPD considera que los incidentes que impliquen acceso o comunicación no autorizados de datos personales pueden constituir brechas de seguridad.
¿Qué información debe incluir un certificado de destrucción de documentos?
Para que el certificado de destrucción de documentos sea útil como registro del proceso, debe proporcionar información suficiente sobre la destrucción realizada. Entre los datos que puede recoger un certificado de destrucción se encuentran:
- Fecha y lugar de la destrucción: Debe quedar identificada la fecha y el lugar en el que se llevó a cabo la destrucción de la documentación.
- Cantidad de documentación destruida: El certificado puede especificar la cantidad de documentos o material destruido, proporcionando un registro de la operación realizada.
- Método de destrucción: Es importante identificar el procedimiento utilizado para destruir la documentación y garantizar que el proceso se realiza de forma controlada.
- Tamaño de las partículas: En la destrucción de documentación mediante trituración, el tamaño final de las partículas constituye un elemento relevante del proceso. En DCD trabajamos con diferentes tamaños de trituración asociados a los niveles contemplados en la UNE 15713.
- Trazabilidad del proceso: La trazabilidad permite realizar un seguimiento de la documentación desde su recogida hasta la finalización de la destrucción.
En DCD, el sistema de trazabilidad registra las diferentes fases del proceso de recogida y destrucción. Una vez finalizada la destrucción, esta información queda reflejada en el certificado correspondiente.
¿Cómo es el proceso de destrucción de documentos?
Para garantizar una correcta gestión de la documentación confidencial, el proceso debe estar controlado desde el momento de la recogida. De forma general, el proceso puede dividirse en varias fases:
- Recogida segura: La documentación se deposita en contenedores destinados a evitar accesos no autorizados.
- Transporte controlado: La documentación se traslada hasta las instalaciones donde se realizará la destrucción manteniendo la trazabilidad.
- Recepción en instalaciones: En DCD, la documentación llega a instalaciones con medidas de seguridad, control de accesos y monitorización.
- Destrucción: La documentación se destruye mediante procedimientos y maquinaria adecuados al tipo de material.
- Emisión del certificado: Una vez finalizada la destrucción, se genera el certificado con la información correspondiente al proceso.
- Reciclaje del material resultante: Una vez destruida la documentación, el material resultante puede continuar su proceso de valorización y reciclaje conforme al sistema de gestión establecido.
¿Cuánto tarda en emitirse el certificado de destrucción de documentos?
El momento de emisión del certificado depende del proceso y del proveedor contratado.
En DCD, la documentación es destruida en un plazo inferior a 24 horas desde su recepción en planta, según el tamaño de destrucción pactado con el cliente. Una vez finalizada la destrucción, se genera el certificado correspondiente.
De esta forma, el cliente puede disponer de un registro del proceso y de la información asociada a la destrucción de su documentación.
Certificado de destrucción de documentos: una garantía de trazabilidad
Sin duda, la destrucción de documentación confidencial no debería terminar simplemente cuando los documentos desaparecen. Es importante poder conocer qué documentación se ha gestionado, cuándo se ha destruido, dónde se ha realizado el proceso y qué método se ha utilizado.
Por eso, la trazabilidad es uno de los elementos fundamentales de un servicio profesional de destrucción documental. En DCD, el sistema de trazabilidad permite realizar el seguimiento de las diferentes fases del proceso, desde la recogida hasta la destrucción.
¿Qué ventajas ofrece contratar una empresa especializada?
Sin duda, externalizar la destrucción de documentos confidenciales permite a las empresas contar con un proceso profesional y controlado, evitando depender de métodos internos que no ofrecen las mismas garantías.
Entre las principales ventajas, desde DCD, destacamos:
- Recogida segura de la documentación.
- Transporte controlado.
- Trazabilidad del proceso.
- Destrucción mediante maquinaria especializada.
- Certificado de destrucción.
- Gestión de diferentes soportes de información.
- Posibilidad de establecer servicios periódicos o puntuales.
- Gestión del material resultante para su posterior reciclaje.
Además, en DCD ofrecemos cobertura en toda España y servicios de destrucción de diferentes soportes que pueden contener información confidencial.
¿Necesitas un certificado de destrucción de documentos para tu empresa?
Si tu empresa almacena documentación confidencial que ya no necesita conservar, es importante contar con un procedimiento seguro para su eliminación. El certificado de destrucción de documentos te permitirá dejar constancia del proceso y disponer de información sobre la destrucción realizada.
En DCD somos especialistas en destrucción confidencial de documentos y soportes de información. Nuestro proceso incluye recogida, transporte controlado, trazabilidad, destrucción y emisión del certificado correspondiente.
Si necesitas destruir documentación confidencial de forma segura, solicita presupuesto a DCD y descubre cómo podemos ayudarte a gestionar la destrucción de tus documentos y soportes de información.
