La destrucción segura de documentos comprende, hoy en día, un proceso crítico dentro de la gestión de la información empresarial. Y es que, en un contexto donde los datos son uno de los activos más sensibles, su eliminación no puede dejarse al azar, debe garantizar que la información sea irreversible, trazable y conforme a la normativa vigente.

En DCD no hablamos solo de destruir papel, sino de controlar todo el ciclo, abarcando desde la recogida hasta la certificación final. Aquí es donde estándares como la UNE-EN 15713:2024 marcan la diferencia, estableciendo un marco claro para asegurar la confidencialidad en cada fase del proceso.

¿Cómo se puede garantizar una destrucción segura de documentos? Desde DCD te contamos todo lo que necesitas saber:

¿Qué entendemos por destrucción segura de documentos?

La destrucción segura de documentos consiste en aplicar métodos físicos y controles organizativos que aseguren que la información no pueda ser recuperada ni reconstruida.

La norma UNE-EN 15713:2024 define este proceso como aquel en el que los materiales quedan inutilizables o ilegibles, o solo recuperables mediante un esfuerzo desproporcionado en recursos, tiempo y tecnología.

Por su parte, la destrucción segura de documentos va más allá del papel y abarca cualquier soporte que contenga información sensible, como expedientes administrativos o dispositivos electrónicos.

¿Por qué la destrucción segura de documentos es fundamental para las empresas?

Para las empresas, la necesidad de aplicar procesos seguros de destrucción responde a varios factores que impactan directamente en el negocio.

Por un lado, está la protección de la información. La eliminación incorrecta de documentos puede derivar en filtraciones de datos personales, financieros o estratégicos, con consecuencias legales y económicas relevantes.

Por otro, el cumplimiento normativo obliga a las empresas a actuar con rigor. El RGPD establece que los datos deben eliminarse cuando dejan de ser necesarios, y hacerlo sin garantías puede suponer sanciones importantes.

Además, hay un factor menos técnico pero igual de relevante: la confianza. La forma en la que una empresa gestiona la información influye directamente en su reputación.

En términos más concretos, una correcta destrucción segura de documentos permite y garantiza:

  • Reducir el riesgo de brechas de seguridad
  • Cumplir con las obligaciones legales en materia de protección de datos
  • Proteger la imagen corporativa
  • Optimizar espacios y procesos internos

Normativa que regula la destrucción segura de documentos

La destrucción documental no es una buena práctica opcional, sino un proceso regulado que forma parte de la gestión responsable de la información en cada una de las empresas. En Europa y España, este ámbito se apoya principalmente en tres marcos normativos que definen tanto las obligaciones legales como los estándares técnicos que deben cumplirse.

La UNE-EN 15713:2024 establece el estándar técnico de referencia para la destrucción segura de material confidencial y sensible. Esta norma no solo define cómo debe realizarse la destrucción, sino que estructura todo el proceso: desde la recogida y el almacenamiento hasta la trazabilidad, el control de accesos o la formación del personal. Además, introduce conceptos clave como las clases de protección (RC, OS, HS) y los niveles de seguridad (1 a 7), permitiendo adaptar el proceso al riesgo real asociado a la información .

Por su parte, el RGPD (Reglamento UE 2016/679) establece el marco legal en materia de protección de datos personales. Entre sus principios fundamentales se encuentra la limitación del plazo de conservación, que obliga a eliminar los datos cuando dejan de ser necesarios para la finalidad con la que fueron recogidos. Pero no basta con eliminarlos: el reglamento exige que esta destrucción se realice de forma que garantice la confidencialidad, integridad y seguridad de la información durante todo el proceso.

En España, la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) complementa el RGPD y refuerza estas obligaciones en el ámbito nacional. Esta normativa pone especial énfasis en la responsabilidad proactiva de las organizaciones, exigiendo que puedan demostrar en cualquier momento que la destrucción de los datos se ha realizado correctamente. Esto implica, entre otras cosas, contar con registros, procedimientos definidos y evidencias como el certificado de destrucción.

En conjunto, estos tres marcos no solo obligan a destruir la información, sino a hacerlo bajo criterios de seguridad, trazabilidad y control, convirtiendo la destrucción documental en un proceso auditado y estratégico dentro de la gestión de datos.

Cómo garantizar un proceso fiable de destrucción segura de documentos

Asegurar la destrucción segura de documentos no depende de una única acción, sino de un conjunto de fases que deben estar controladas de principio a fin. Desde DCD, entramos en detalle en cada una de ellas:

1. Clasificación de la información

El primer paso es determinar el nivel de sensibilidad de los documentos. La norma distingue tres categorías principales:

  • Confidencial ordinario (RC)
  • Difusión restringida (OS)
  • Altamente sensible (HS)

Esta clasificación condiciona el nivel de seguridad que se aplicará durante la destrucción.

2. Custodia previa a la destrucción

Antes de su eliminación, los documentos deben permanecer protegidos. No basta con almacenarlos, deben mantenerse en condiciones que eviten accesos no autorizados.

Esto implica trabajar con contenedores cerrados, espacios controlados y sistemas de acceso restringido.

3. Recogida y transporte seguros

En tercer lugar, uno de los puntos más críticos del proceso es el traslado. Durante esta fase, el riesgo de pérdida o acceso indebido aumenta si no se aplican controles adecuados.

Por ello, la normativa exige que:

  • el transporte se realice en vehículos cerrados
  • el personal esté autorizado e identificado
  • el recorrido sea directo y sin interrupciones
  • todas las transferencias queden registradas

4. Destrucción física adaptada al nivel de seguridad

Además, la destrucción debe garantizar la imposibilidad de reconstrucción. En la práctica, esto se consigue mediante trituración, ajustando el tamaño de partícula al nivel de seguridad requerido.

No todos los documentos requieren el mismo tratamiento. A mayor sensibilidad, mayor nivel de destrucción.

5. Control, verificación y trazabilidad

Un proceso seguro no termina con la trituración. Es imprescindible verificar que el resultado cumple con los estándares establecidos.

Esto incluye llevar a cabo controles periódicos de los equipos, una validación del tamaño de partícula, una supervisión del proceso y una posibilidad de auditoría o presencia del cliente.

6. Certificado de destrucción

Por último, el cierre del proceso se formaliza mediante un certificado que acredita que la destrucción se ha realizado correctamente.

Este documento recoge información como:

  • fecha y lugar de destrucción
  • método utilizado
  • volumen de material
  • nivel de seguridad aplicado

Y es clave para demostrar cumplimiento ante inspecciones o auditorías.

Qué elementos garantizan una destrucción documental realmente segura

Más allá del proceso, hay una serie de factores estructurales que marcan la diferencia entre una destrucción segura de documentos básica y una verdaderamente segura.

Entre ellos destacan:

  • Control de accesos: solo personal autorizado puede manipular la documentación
  • Formación del personal: imprescindible para garantizar procedimientos correctos
  • Instalaciones seguras: con sistemas de alarma, videovigilancia y zonas restringidas
  • Equipos adecuados: capaces de cumplir con los niveles de seguridad exigidos
  • Trazabilidad completa: desde la recogida hasta la destrucción final

Cuando alguno de estos elementos falla, el proceso deja de ser seguro.

¿Es recomendable externalizar la destrucción de documentos?

En muchas organizaciones, gestionar internamente una destrucción segura de documentos resulta complejo y poco eficiente. Por eso, recurrir a un proveedor especializado suele ser la opción más adecuada.

Eso sí, no cualquier proveedor es válido. La empresa debe cumplir con estándares como la UNE-EN 15713 y garantizar procesos documentados, medidas de seguridad verificables, personal cualificado y emisión de certificados

Además, el cliente debe poder auditar o supervisar el servicio cuando lo considere necesario.

La destrucción segura de documentos como parte de la estrategia de seguridad de las empresas

En cualquier caso, la destrucción segura de documentos no es una tarea puntual, sino una extensión natural de la gestión de la información. De esta manera, integrarla correctamente permite a las empresas reducir riesgos, cumplir la normativa, proteger su reputación y optimizar su operativa.

Y es que, en un entorno donde la información es cada vez más sensible, saber destruirla correctamente es tan importante como saber gestionarla.

¿Necesitas asesoramiento profesional para garantizar una destrucción segura de documentos en tu empresa? Contacta con nosotros. 

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