¿Cómo manejar documentos confidenciales en la oficina?

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¿Cómo manejar documentos confidenciales en la oficina?

Una vez que toda una empresa aprende cómo manejar documentos confidenciales en la oficina, los secretos comerciales, la información de los empleados y la información de los clientes está mucho más segura.

Para manejar documentos confidenciales de forma correcta, debemos saber qué documentos son confidenciales. Además del manejo físico y el acceso a la información digital y en papel, los empleados deben firmar acuerdos de no divulgación. En algunos casos, es posible que estos acuerdos se necesiten también para trabajar con terceros.

Control de acceso a documentos y medios digitales

Es importante controlar quién accede a documentos físicos y digitales. Para documentos físicos, es recomendable usar archivadores separados con cerraduras. Solo aquellos que necesiten acceso a los documentos en un determinado gabinete deben tener una llave.

En cuanto a los medios digitales, se deben proteger los archivos con contraseñas y firewalls. También se puede usar un programa de cifrado en el caso de que se usen otros medios digitales, como las memorias USB.

Algunos ejemplos de documentos confidenciales que podrían guardarse en cualquier tipo de medio incluyen:

  • Información del personal del empleado. Esta información debe ser accesible solo para aquellos en Recursos Humanos que la necesiten.
  • Secretos comerciales. Estos pueden incluir procesos de fabricación y recetas, listas de clientes y otra información secreta. Solo aquellos que necesiten las fórmulas y listas deben tener acceso.
  • Información de gestión, como informes de empleados, conversaciones privadas sobre el entorno laboral, prácticas de contratación y despido y otra información de gestión. Nuevamente, solo aquellos que necesitan acceso a este tipo de información deben tener una clave para el archivador o una contraseña para la información almacenada digitalmente.

Si se requiere que los empleados firmen un acuerdo de no divulgación, todos estos tipos de documentos deben incluirse en él, incluso si el empleado no tiene acceso a los documentos.

Entrenar a los empleados para manejar documentos confidenciales

Generalmente, cuando la información se ha filtrado, es porque un empleado la filtró o se descuidó al protegerla. A veces, puede ser un desliz involuntario, mientras que, en otros casos, la información puede haber sido difundida a propósito.

De cualquier manera, un negocio puede verse afectado negativamente por cualquier fuga de información confidencial. Al capacitar a los empleados y exigirles que firmen acuerdos de no divulgación, se puede evitar que alguien filtre información confidencial.

Destrucción de documentos confidenciales

Cuando llega el momento de destruir documentos confidenciales es recomendable contar con los servicios de una empresa profesional de Destrucción Confidencial. Esta empresa proporcionará contenedores seguros, donde la información permanecerá guardada hasta el momento de su destrucción.

Cuando los contenedores estén llenos, se recogen y se llevan a unas instalaciones seguras para destruirlos. Los documentos no abandonan los contenedores cerrados hasta que se descargan en la trituradora.

Para los medios digitales, incluidos los discos duros, que se deben destruir, también los destruyen las empresas de Destrucción Confidencial.

Una vez realizado el proceso de destrucción confidencial de cualquier tipo de soporte de información, se recibe un certificado de destrucción por todo lo que se ha destruido.

Pros y contras de los archivos en papel

Los archivos en papel son tan propensos a filtrarse como los archivos digitales. Dependiendo de su configuración, los archivos en papel pueden ser más fáciles o más difíciles de filtrar que los medios digitales.

Si los documentos se guardan bajo llave, será más difícil que caigan en las manos equivocadas. Sin embargo, si esos archivos no se mantienen bloqueados o custodiados de manera segura, cualquiera puede acceder a ellos.

Consejos rápidos sobre documentos en papel

Cuando estamos hablando de documentos confidenciales en papel, debemos recordar que:

  • Las máquinas copiadoras pueden guardar una copia del documento.
  • Las máquinas de fax no son completamente seguras a menos que las máquinas del emisor y el receptor estén cifradas.
  • Hay que asegurarse de que los documentos escaneados estén protegidos una vez que se conviertan a medios digitales.
  • Los documentos pueden ser robados, deben mantenerse bajo llave en todo momento, incluso mientras se espera que sean triturados.

Están son las principales líneas que debemos tener en cuenta a la hora de manejar documentos confidenciales en cualquier empresa o negocio.

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By |2019-02-11T13:45:43+00:00febrero 13th, 2019|General|Comentarios desactivados en ¿Cómo manejar documentos confidenciales en la oficina?

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